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关于中国科学院《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》政策解读
发稿时间:2015-04-14         作者:文/王迪 陈凡 梅莉          来源:     【字号:

  档案作为党和国家各项工作和、人民群众各方面情况的真实记录,是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。为适应我中国科学院实施《“率先行动”计划暨全面深化改革纲要》新要求,中科院印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(以下简称《实施意见》),就加强和改进新形势下档案工作提出具体意见和要求。

  面对新形势、新任务,对研究所档案工作也提出了面临着新的要求和挑战。加强和改进新形势下的档案工作,对于支撑服务我中科院实施“率先行动”计划,全面深化改革,具有重要意义。全所人员应充分认识做好档案工作的重要性,进一步增强做好新形势下档案工作的责任感和使命感。

  一、统一领导、分级管理,建立分工明确的档案工作责任体系

  研究所档案管理体系是在科研支撑中心综合档案室统一规划下,依托各部门兼职档案员,进行统一领导、分级管理的档案工作体制。《实施意见》中要求“建立分工明确、各司其职的档案工作责任体系。将档案工作纳入发展规划和年度工作计划,列入工作考核范围”。科研支撑中心综合档案室作为研究所档案主管部门,主要负责制定、实施关于档案工作的规范和管理制度,负责指导、组织、完成文件材料的立卷、移交和归档。

  研究所档案种类主要包括文书档案、科研课题档案、仪器设备档案、基本建设档案、声像档案、会计档案、著名人物档案、人事档案、教育档案等。《档案法》中明确规定“对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有”。各部门(项目)负责人为档案的第一责任人,应及时布置建档任务,指定兼职档案员,组织立卷归档工作,并定期听取兼职档案员对档案工作情况的汇报,协调和解决相关问题。兼职档案员作为各部门档案的管理者,应掌握档案工作的基本技能,负责管理、接收本部门的档案材料,认真做好档案的收集、整理和立卷工作,符合档案质量、时间要求。

  二、建立健全档案制度,依法依规开展档案工作

  研究所将结合新时期档案工作的特点,及时制订、修订档案管理方面和业务方面的规章制度,适应新形势新要求、覆盖档案收管用全过程的规章制度体系。加强《档案法》和有关法律法规的宣传与教育,将档案内容纳入教育培训范围,切实增强全员档案意识,形成各方面积极参与、共同支持的档案工作环境。

  研究所将按照国家《档案法》和有关规定,开展档案工作,强化法律意识,落实档案工作责任。将档案工作纳入专、兼职档案人员岗位职责,建立激励与约束并重的工作考核机制,充分调动档案人员工作的积极性。加强对档案规章制度贯彻落实情况的监督检查,确保各项规章制度落到实处。

  三、加大科研档案的收集力度,重视科研档案的归档价值

  中科院作为科学技术方面的最高学术机构,在各项科研活动中形成了大量珍贵的档案,记载着广大科技工作者的创新活动和成果,是历史的传承与发展。科研档案的建立与科研活动应同规划、同部署、同落实,档案收集工作始终贯穿科研工作全过程。细化各类文件材料的归档范围和保管期限表,做到应归尽归、应收尽收,重视对电子档案的收集归档。凡是应归档的文件材料(包括电子文件及照片、录音、录像等),要按时向综合档案室移交,任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。

  在部署新项目时,应及时建立档案工作制度,指定专人负责档案工作,确保建档工作与科研活动同步进行。针对国家科技重大专项、国家重大科技基础设施、战略性先导科技专项、军工固定资产投资项目、大中型基本建设项目等重大项目,研究所将加强档案工作的过程监督检查和业务指导,严格执行重大项目档案验收制度。

  四、推进档案数字化建设,档案利用服务科技创新

  加强数字档案室软硬件建设,建立档案数字化工作的长效机制,开展存量档案数字化工作,及时以数字化档案代替原件提供利用。推进科研和管理活动中的原生电子文件和原始数据的移交接收常态化,确保收集齐全、真实有效。加快文件级档案目录数据库建设,科学整合数字档案资源。

  依法做好档案查阅工作,改进查阅方式,简化利用手续,最大限度满足利用者需求;充分利用网络等途径,提供多样化、常态化的档案服务。深入研究各方面档案利用需求,尤其是科研人员的档案利用需求,主动开发档案资源,做好编研工作,加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发,为研究所决策、科学研究等提供深层次、高质量档案信息产品。

  “率先行动”计划的实施将掀开中科院各项事业改革发展的新篇章,也将对全院档案工作提出新的更高要求,提供新的更大机遇。研究所将严格按照国家《档案法》和有关规定,紧密围绕《“率先行动”计划暨全面深化改革纲要》,认真贯彻落实《实施意见》,改进和完善档案工作管理体系、责任到人,建立健全档案制度、依法依规开展档案工作,建立科研活动和管理工作全覆盖的档案资源体系,推进档案数字化建设、服务科技创新,加强人员队伍培训,全面提升研究所档案工作水平与服务能力。

 
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